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石家庄市司法局公管理处
石家庄市公证协会
关于全市公证执业专项检查的报告
发布时间:2020-09-07  

根据省厅公证工作管理处、省公证协会的安排部署,我市公管处和市公证协会,认真安排部署了本次执业专项检查工作,现将工作落实情况报告如下:

一、工作目标

通过开展本次公证执业专项检查,进一步排查公证执业风险和隐患,发现公证质量问题,加强执业风险防控,堵塞工作漏洞,提高公证质量和服务水平,切实维护当事人合法权益和公证工作公信力,促进公证工作健康有序发展。

二、专项检查的组织开展情况

(一)高度重视 加强组织领导

市公管处和市公证协会就此次专项检查工作调度重视,召开了专门工作会议,研究制定出详细的检查方案,明确检查范围、标准、方法和任务,要求各公证处和检查组认真开展自查和检查,检查完毕要形成详实的情况报告。要求各检查组严格按照省管处和省协会要求,坚决杜绝检查工作流于形式、走过场,要认真检查、客观评价,要求各处对检查组提出的意见、建议能立整立改的,马上改正,不能立整立改限期整改,整改情况及时汇报。

(二)检查方式

全市各公证处自查期间为6月-7月31日。7月1日至8月31日从各公证处抽调办证经验丰富、业务和理论水平较高的人员组成4个检查组,在21个公证处中抽查燕赵公证处、平安公证处、太行公证处、国信公证处、正定县公证处、平山县公证处、晋州市公证处、赵县公证处共8个公证处进行卷宗抽查;检查组对被抽查的公证处抽取不少于5本公证卷宗,内容涉及公证复查、公证投诉信访相关公证事项、赋强债权文书公证、委托公证、涉外类公证、其他类别公证等进行详实的线上检查。

三、专项检查主要内容及检查结果

(一)公证执业方面

1.未发现利用办证谋取私利、支付回扣,以及乱收费、收费不入账等违法违规行为,或者以诋毁其他公证机构、公证员等不正当手段争揽公证业务的情况。

2.未发现不审查核实,为不真实、不合法的事项出具公证书等违法违规办证行为。

3.未发现毁损、篡改公证文书或公证档案,不立卷归档、与房产、留学、劳务、旅游等中介机构不正当交往的情况及公证专用纸管理混乱的情况。

4.公证登记簿录入已实现办证系统自动上传,无不按时上传的情况。对登记簿收费数据异常提示情况及时关注,有问题及时纠正或说明。

(二)当前公证重点工作落实方面

各处已修订公证处工作制度,写入建立党组织全面参与公证处重大事项决策机制,写入党组织设置、地位作用、职责任务等党建内容、建立党组织在公证队伍建设、公证机构发展管理中政治把关作用工作制度、落实公证处负责人“一岗双责”制度、建立党组织与公证处决策管理层会商、重要情况通报制度、建立党建经费保障、党务公开制度。

公证卷宗检查主要内容及检查结果

总的来看在日常公证执业活动中,各公证处能够履行审查核实义务,严格规范办证流程,要求当事人提供的证明材料齐全,公证事项告知规范和全面,卷内表格填写较齐全,卷宗整洁,档案管理较规范,公证质量较好。但,个别卷宗中表现出来的小瑕疵、小疏漏问题依然存在,主要表现在以下几方面:

(一)申请与受理环节

1、个别卷宗申请表内容填写不完整。如,有的未填写公证书使用地、份数等内容;有的当事人基本信息和提供材料填不完整;有的提供证明材料罗列不齐全

2、个别卷宗公证事项前后表述不一致。卷皮公证事项为驾驶证,卷皮、申请表、受理通知单回执均为“证书(执照)”。放弃继承声明卷皮公证事项体现签名指印,告知书和笔录体现放弃继承声明公证。

3、个别卷宗由委托代理人代为申请公证事项,在申请表中没有填写委托代理人信息。

(二)审查与核实环节

1、个别卷宗对被证明文件审查不细致

个别卷宗公证员为当事人起草的委托书,开始是采取第三人称,尾部采取的是第一人称,同一份文书中使用第一人称或者第三人称前后应当一致。个别卷宗被证明的合同无签订日期。个别卷宗中《借款合同》所附的承诺书中写明借款期限是《借款合同》不一致

2、个别卷宗笔录询问笔录质量不高

个别公证处接谈时的一直沿用“谈话笔录”未更改。应为“询问笔录”。个别笔录内容格式化,缺乏根据案件具体情况所做的询问和告知。

3、告知应尽量完善、丰富

个别笔录中对当事人告知的法条已经被新的法条替代。个别公证事项对于只对保证担保合同赋予强制执行效力,而未对主合同赋予强制执行效力的,公证员可以办理的更加完善一下,在笔录中告知:如果公证债权文书赋予强制执行效力的范围同时包含主债务和担保债务的,人民法院应当依法予以执行;如果仅包含主债务的,对担保债务部分的执行申请不予受理;如果仅包含担保债务的,对主债务部分的执行申请不予受理。本次强制执行公证,仅包含保证担保的债务,不包括主债务。

4、个别案件对当事人签约行为、签字行为不注重监督

个别卷宗合同通知和送达条款补充协议中只有个人签字,无银行盖章、签字。个别卷宗前后当事人签字不统一,前面二个当事人签字,笔录就签了一个当事人。

5、不注重收集公证人员调查核实的印证材料。个别卷宗无核实记录或公证人员现场核实所拍照片无公证人员出镜。

(三)审批、出证与送达环节

1、个别卷宗证词打印遗漏内容。如继承类公证书中公证词表述缺少对“被继承人的父母、配偶、子女”的表述。

2、个别卷宗证词表述不严谨。如赋强公证在公证词尾部表述“本公证书具有强制执行效力”,如果是出具公证书时债权人已经向债务人发放了贷款,债权债务已经产生,则表述为本公证书具有强制执行效力,如果是出具公证书时尚未发放贷款,则应该表述为自合同生效,债权债务形成之日起本公证书具有强制执行效力。

3、个别卷宗送达环节把握不严谨。送达回执上的收件人不是公证当事人,也没有领取公证书的委托书。个别卷宗笔录中记载当事人领取公证书,送达回执附的是邮寄单。

(四)公证书卷宗归档环节

1、个别卷宗内当事人提供的证明材料复印件漏盖核对章。

2、个别卷宗证明材料排列顺序不规范。个别卷宗同样的材料留存多份。

3、个别公证卷宗未粘贴收费票据。

4、个别卷宗卷皮保管年限填写不正确。

5、个别卷宗打码不细致,双面有字的材料只打印有字的一面。

五、对质检工作中发现的问题及形成原因的分析

1、工作责任心及质量意识需加强。主要表现有对当事人提交的被证明文件审查不细、对证词打印校对把关不严、卷宗整理过程中漏盖核对章、卷宗排列顺序不规范、保管年限填写不正确等。

2、公证员的自我保护意识需加强。主要表现在在办证过程不注意收集相关工作证据存档,如有的公证处卷宗中未留存办证时签字照片(电子卷宗看不出是否有办证录像存档);公证人员去现场核查时不拍有自己人像出现的照片,仅对现场环境进行了拍摄。本来工作已经做了,留存的证据不能体现是公证员亲自办理的,给当事人留下提异议的空子可钻。

3、理论学习与工作实践相结合的能力需加强。根据《公证程序规则释义》第二十九的规定“采用询问方式向当事人、公证事项利害关系人或者有关证人了解核实公证事项的有关情况的应当制作笔录,询问笔录的内容应当载明…”。有的公证处的卷宗中询问当事人过程中制作的笔录仍然称为“谈话笔录”。

4、文字功底需要再进一步进行锤炼。如在执行证书的出具过程中,文字表述中的赘述多,提练程度不够,将当事人提出的疑义陈述很多,但在出具执行证书却未联系合同的条款充分阐述公证书出具的根据。

    六、下一步工作计划

公证的质量和信誉是关系公证存亡的大事。多年来,我市始终把公证质量问题牢牢抓在手上,每年开展至少一次公证质量大检查,及时发现并纠正了一些的问题和不足。我们要进一步增强责任感和紧迫感,切实紧绷公证质量就是生命线这根弦,扎扎实实履职尽责,严格把好公证质量关,推动公证事业持续健康发展。

1、强化公证人员的责任意识、质量意识,时刻绷紧公证质量这根弦,尽心尽力、尽职尽责、严谨细致开展工作,坚决杜绝敷衍。

2、提高公证人员的风险意识和自我保护意识。坚决杜绝轻信当事人,调查核实不到位的情况。对投诉案件进行分析梳理,从中汲取经验,各项核实工作踏实到位并一定要留痕。

3、建立常效的学习机制和质量检查机制,在工作实践中加强学习并根据不断出台的新的法律、法规、指导意见等及时更新办证源程序及注意事项,不断提高业务水平和执业能力。狠抓业务交流和专项培训,通过督导检查进一步提高公证处和公证员的服务能力和工作水平。

 

                    二年九月七日